Głosowanie we wspólnocie mieszkaniowej – jak prawidłowo podjąć uchwałę?

W jakim trybie można podjąć uchwałę?

Ustawa o własności lokali przewiduje podejmowanie uchwał na zebraniu właścicieli, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym, gdy część głosów oddano na zebraniu, a część zebrano później.

W praktyce przed rozpoczęciem głosowania trzeba zadbać o jednoznaczny projekt uchwały. Jeżeli w trakcie zbierania głosów zmienia się zakres decyzji, kwota, wykonawca albo treść pełnomocnictwa, bezpieczniej jest ocenić, czy nie powstał już nowy projekt wymagający ponownego głosowania.

• zebranie właścicieli lokali
• indywidualne zbieranie głosów przez zarząd
• tryb mieszany – część głosów na zebraniu i część poza zebraniem

Jak liczy się większość głosów?

Co do zasady uchwały zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Ustawa przewiduje również sytuacje, w których głosowanie może odbywać się według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos.

Przed podsumowaniem głosowania warto zweryfikować aktualną listę właścicieli i udziały ujawnione dla lokali. Błąd w przypisaniu udziału może zmienić wynik i później stać się jednym z zarzutów w procesie o uchylenie uchwały.

Jak dokumentować głosowanie?

Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć, kto głosował, jaki udział reprezentował, jaki głos oddał i jaka była ostateczna treść uchwały. Przy głosach składanych przez pełnomocników trzeba dodatkowo sprawdzić zakres umocowania i formę pełnomocnictwa odpowiednią do podejmowanej czynności.

Jeżeli uchwała została podjęta z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, właściciele powinni zostać poinformowani o jej treści. W sporze sądowym znaczenie może mieć nie tylko sama karta głosowania, lecz także zawiadomienia, protokół, lista udziałów i korespondencja związana z głosowaniem.

Najczęstsze ryzyka przed podjęciem uchwały

Jeżeli uchwała dotyczy kosztownego remontu, zmiany przeznaczenia części wspólnej, zawarcia ważnej umowy albo sporu sądowego, warto sprawdzić projekt przed rozpoczęciem głosowania. Korekta dokumentu przed głosowaniem jest zwykle prostsza niż obrona wadliwej uchwały po wniesieniu pozwu.

• niejasna lub zbyt szeroka treść uchwały
• brak prawidłowego ustalenia udziałów i osób uprawnionych do głosowania
• głos pełnomocnika bez wystarczającego umocowania
• zmiana istotnych warunków uchwały już w toku głosowania
• brak dokumentów pozwalających później wykazać sposób i wynik głosowania

Podstawa prawna

Podstawowe zasady podejmowania uchwał wynikają przede wszystkim z art. 23 ustawy o własności lokali. W zależności od przedmiotu decyzji znaczenie mają również przepisy o czynnościach przekraczających zwykły zarząd, reprezentacji wspólnoty i zaskarżaniu uchwał.

Najczęstsze pytania

Czy wszystkie głosy muszą zostać oddane na zebraniu?

Nie. Uchwała może zostać podjęta również w drodze indywidualnego zbierania głosów albo w trybie mieszanym.

Czy większość zawsze liczy się według liczby lokali?

Nie. Zasadą jest liczenie większości według udziałów w nieruchomości wspólnej, a zasada jeden właściciel–jeden głos ma zastosowanie tylko w przewidzianych prawem sytuacjach.

Czy można poprawić treść uchwały w trakcie głosowania?

Drobna korekta techniczna i zmiana istotnej treści to nie to samo. Jeżeli zmienia się przedmiot decyzji, zakres kosztów lub upoważnienie, trzeba ocenić, czy głosowanie nie powinno rozpocząć się od nowa.

Jakie dokumenty zachować po głosowaniu?

Co najmniej finalną treść uchwały, dokumentację oddanych głosów, listę udziałów, pełnomocnictwa, protokół i potwierdzenia zawiadomień, jeżeli mają znaczenie dla przyjętego trybu.